CASO DE ESTUDIO SOBRE LOGISTICA

LO QUE EL VIENTO SE LLEVO

CASO: LO QUE EL VIENTO SE LLEVO….  ESTARE A LA VANGUARDIA?

Autores:          LUZ AMPARO VELASQUEZ MANTILLA

                        DIEGO DUARTE

                        LEONARDO ARDILA

El siguiente caso se desarrolla al interior de una organización autopartista, en la que uno de los directivos, durante una reunión de directores de área, reclama a los mismos por los resultados de los últimos meses.

Que pasa Con ustedes!... donde está su gestión???  que pasa con el grupo de apoyo y con el área de mercadeo y ventas que no se han dado cuenta que estamos perdiendo mercado, que los inventarios de baja rotación están creciendo y que los clientes están solicitando nuevas referencias y no estamos cumpliendo  con las expectativas de nuestros distribuidores en el parque auto-motor. Que sucede con el proceso de embalaje y almacenamiento señores de calidad ???, cuantas reclamaciones mas vamos a recibir por la deficiente presentación de las cajas ??

Estos son los cuestionamientos de PLUMA BLANCA Presidente de una empresa METALMECANICA quien se encuentra al frente de una JUNTA DIRECTIVA donde se están presentando los estados financieros,  los indicadores de gestión y los proyectos de plan estratégico de la compañía.  PLUMA BLANCA creó la empresa hace 50 años convirtiéndose en la actualidad en una organización líder del mercado automotor y que con preocupación ve como los resultados negativos arrastran a la compañía a una pérdida de participación y competitividad en el mercado.

Ante dichos cuestionamientos, el OMNIPOTENTE (subgerente) contesta:  Dr. PLUMA BLANCA se han establecido planes de mejoramiento, en los cuales se han establecido actividades, fechas y responsables en las áreas de PRODUCCION, MANTENIMIENTO, VENTAS, GRUPO DE APOYO, COMPRAS  así mismo estas actividades se vienen desarrollando durante el año, según las prioridades.

P.BLANCA: Muy, muy bonito, mucho papel, mucha documentación, mucha gente y  poca efectividad  en la Gestión.  Muéstrenme resultados;  que se vea plasmada toda esa “carreta” en cifras  tangibles de crecimiento y de mejora de la compañía.

ONNIPOTENTE:  Dr.  Hoy mismo procedo a realizar un cronograma de actividades de las reuniones a seguir para hacer seguimiento a los planes de acción, que ya se plantearon y en la  próxima reunión de junta directiva ya tendremos resultados.

Se termina la reunión de junta y ONNIPOTENTE llama a Grupo de apoyo conformado por Jefe Financiero (Dra. Siluetas),  Jefe de Compras (Dr. Gordillo), Jefe Recursos Humanos (Dra. ECO) y  Jefe de Ventas (Dr. Boyaco).

Una vez reunidos, se inicia una reunión asi:

ONNIPOTENTE:  No he visto resultados de la gestión de ustedes grupo de apoyo en los avances y directrices de esta compañía.  A ver Dr. Boyaco cuál ha sido su papel en el análisis del decrecimiento de las ventas? y en la investigación de los nuevos desarrollos?

Dr. BOYACO: Dr. yo tuve reunión con el Jefe de Calidad (Dr. YA CASI)  en la cual informe, la incursión de un nuevo parque automotor al mercado nacional, en la que predomina la innovación y sustitución de partes metálicas por plásticas, a lo cual han denominado “línea ecológica”. Asi mismo le informe al Dr. YA CASI, que los productos que actualmente fabricamos, solo tendrán vigencia mientras los carros no sean chatarrizados, una vez ocurra esto, los inventarios existentes del producto para estos  vehículos serán obsoletos.

ONNIPOTENTE: Como así !!! me está queriendo decir que tenemos en stock, inventarios que no se pueden ni siquiera realizar, y quien va a responder por ese dinero perdido, es que acaso ustedes creen que esto es lugar de beneficencia,  no crean que la compañía va perder ese dinero,  así que miren como van a hacer el grupo de producción y ventas  para optimizar y recuperar el dinero invertido en la materia prima del producto almacenado.

Dra. ECO:  Si si si  Dr. OMNIPOTENTE, usted tiene toda la razón, producción y ventas debe responder por los recursos y bienes invertidos.

Dra. SILUETA, interviene comentando: Dr. Omnipotente, todos los meses se ha pasado a la Subgerencia y a la Gerencia, el inventario de baja rotación, así mismo a mercadeo se le ha venido informando los días de baja rotación de los productos en mención, para que procedan a realizarlos o buscar una posible opción a estos inventarios, que con el tiempo se ha ido deteriorando y muy pronto no servirán de nada.

Ante la dicha afirmación, Dr. ONNIPOTENTE responde: Es que acaso, solo con informar queda salvada su responsabilidad?, no señora  usted, al igual que el grupo de apoyo tiene responsabilidad en la gestión y apoyo a las áreas, donde ha estado su apoyo?

Dr. YA CASI (Calidad) realiza su intervención y declara: Dr. Omnipotente, nosotros hemos estado revisando las muestras entregadas por Mercadeo, para realizar los nuevos desarrollos y estamos en espera que nos lleguen las piezas. Incluso ya se diseñó y fabrico todo el utillaje para la fabricación de las nuevas partes de la línea ecológica. Adicionalmente, las áreas de Compras y mantenimiento ya tienen en sus manos los planos y necesidades requeridas para realizar estos nuevos desarrollos, también esta ajustado a un cronograma de actividades para la ejecución de este proyecto, incluyendo hasta la prueba de campo y ensayo del nuevo producto, en los automotores de modelo reciente que recién están incursionando en el país. Este cronograma está en fase inicial y tiene una duración de 1 mes.

Adicionalmente, esta semana ya se han realizado tres (3) reuniones, para evaluar el AVANCE DEL PLAN ESTRATEGICO  y todos los días nos hemos realizado reuniones con producción, para evaluar el avance y cumplimiento de producción así como las actividades propuestas para la incursión de los productos nuevos.

Se realizaron visitas técnicas  a los grandes distribuidores y se dio a conocer los nuevos productos a desarrollar, resaltando las ventajas de estos nuevos productos en cuando a diseño, calidad y costos, esto con el fin de iniciar una publicidad en todos los niveles, que permita la percepción del producto en el último canal.

Culminada la intervención  del DR. YA CASI, el DR.GORDILLO (COMPRAS) exclama: Dr. Omnipotente ya realizamos los contactos con varios proveedores para el suministro de los materiales necesarios para nuestros nuevos productos ecológicos, estos han quedado de enviar las muestras para las pruebas y desarrollo de nuevos materias para nuestro requerimiento. Ellos ( los proveedores ) han solicitado mayor información con relación a cuál es la proyección en ventas de estos nuevos diseños, esto con el fin de poder cuantificar y/o proyectar las cantidades mensuales a suministrar. Ante lo cual hicimos caso omiso, dado la ausencia de acuerdos de confidencialidad que restrinja la propagación de información de la nueva línea a otras marcas o fabricas nacionales.

DR. ONNIPOTENTE responde: está muy bien, ellos no necesitan saber nada adicional a desarrollarnos el producto que necesitamos y las cantidades que requerimos.

Se termina la reunión y cada jefe de área procede a retroalimentar lo sucedido en la reunión de gerencia con los grupos respectivos.

PRODUCCION

DR. YA CASI (calidad) Ordena reunir al grupo de producción, conformado por: mantenimiento, supervisores, inventarios, calidad, una vez reunidos estos, procede a transmitir la misma información que se dio en la reunión con el SUBGERENTE.

Durante la retroalimentación se generan intervenciones, iniciando por LORITO: Jefe de planeación,  agregando lo siguiente: pero Dr. Ya casi, acaso la responsabilidad de que los productos no se vendan es responsabilidad nuestra?  fue mercadeo quien SOBRE-ESTIMO el posible parque automotor y olvido que  los vehículos tienen una vida útil y que al momento de esta acabar, por disposiciones nacionales, estos van siendo chatarrizados. Seguidamente agrega: No estamos de acuerdo en pagar ningún dinero por los productos obsoletos en bodega.  Porque no se hizo la gestión correspondiente por parte de mercadeo, como es el caso de una promoción especial, o algo asi?  Porque dejarlos dormir en la bodega?  Acaso, no se informó todos los meses de esos productos de baja rotación?.  La decisión está en la alta dirección.

Además, solo no la pasamos de reunión en reunión presentando informes de gestión, plan estratégico producción,  a qué horas se hace gestión?,  si todo el tiempo estamos reunidos.  Hasta nos llevamos trabajo para la casa,  para poder cumplir.

Tenemos tantas certificaciones que solo trabajamos para mantenerla y dejamos de lado el análisis y la investigación, solo se estiman datos teóricos.

DR. YA CASI: Bueno deje la quejadera y procedan a revisar los productos obsoletos y a revisar los cronogramas de actividades planteadas en el plan estratégico y en las reuniones de producción por el DR. ONNIPOTENTE va a empezar a pedir datos de los avances y comienza con producción.

VENTAS

Manito OVEJO (Asistente de ventas)  al Dr. Omnipotente, le fue mal en la reunión de junta directiva y están pidiendo resultados porque las ventas se han bajado,  el inventario de baja rotación aumentado y  no se tienen los nuevos productos ecológicos que tiene el mercado.

OVEJO responde: Pero Boyaco, de esto ya se le había comentado a la dirección, ellos ya estaban al tanto de toda la problemática y aun asi Dr. Omnipotente no ha dado directrices, recuerde que nosotros no podemos hacer nada sin la autorización de ellos.

BOYACO: Yo se, pero allá en la reunión nos echaron la culpa a producción y ventas y que nosotros debíamos pagar por los productos que ya están obsoletos porque, fue nuestra culpa que ellos no se promocionaran.

OVEJO: Claro que se promocionaron, pero recuerde que nosotros no somos los únicos en el mercado, la competencia también es fuerte y estamos compitiendo con productos importados, americanos que nos superan en credibilidad y calidad.

BOYACO: Vamos a tener más reuniones de seguimiento a los planes de acción del PLAN ESTRATEGICO de este año y al cumplimiento de los mismos.

GRUPO DE APOYO

COMPRAS,  FINANCIERO, RECURSO HUMANO:  Como grupo de apoyo, nosotras hemos estado detrás de producción y calidad ,haciendo seguimiento a los planes de mejora, auditando el cumplimiento de los cronogramas de actividades y le hemos pasado a la subgerencia los informes correspondientes.

Tanto así que la SUBGERENCIA (Dr. Omnipotente) ha dicho que lo que tenemos en producción, ventas y calidad son una mano de “incompetentes” que no sirven y que va a echarlos a todos porque ninguno da resultados.

ECO: si es cierto.

Ante el caso en mención, y de acuerdo a las directrices enmarcardas en el modelo de Supply Chain, sometemos a consideración individual las siguientes inquietudes y soluciones a la problemática antes mencionada.

COMENTARIOS: LUZ AMPARO VELASQUEZ MANTILLA

Ø  EMPRESA EN VÍA DE EXTINCIÓN?

Por el contrario, es una empresa con un mercado potencial sin explorar, y en el cual tiene grandes oportunidades de incursión y posicionamiento

Ø  COMO APLICARÍA USTED EL SUPPLY CHAIN MANANGET EN ESTA EMPRESA?

Analizando el caso presentando, se pueden plantear las siguientes estrategias:

1.   Realizar una estructuración organizacional que lleve a la conformación de las siguientes áreas:

Gestión Investigación, Innovación y Desarrollo: la cual tendría como único objetivo el análisis del entorno actual, la búsqueda de nuevos oportunidades de negocios y determinar la participación de la compañía en el mercado nacional

Gestión de Proveedores: Involucramiento de los proveedores con la organización para el desarrollo de los materiales requeridos en las nuevas líneas de producción que permita la incursión de nuevos productos en el menor tiempo posible. Así mismo siendo corresponsable en la introducción del producto en el mercadeo.

Gestión de Producción y Almacenamiento: Desarrollar nuevos procesos de embalaje del producto y que involucre almacenamientos adecuados, permitiendo la preservación del producto.

Gestión Clientes y Ventas: Se busca determinar las necesidades y expectativas de los clientes, basados en técnicas de indagación como encuestas de satisfacción. Respecto a Ventas, se requiere la implementación de un sistema de información que permita conocer las estadísticas de comportamiento del mercado con base en las ventas de un determinado periodo.

COMENTARIOS: LEONARDO ARDILA

Como podemos ver el doctor PLUMA BLANCA afronta un grave problema de inventarios en producto terminado, ya que la nueva producción que entrara en proceso descontinuara automáticamente el inventario de producto terminado que poseen a la fecha; además a esto vemos que afronta un problema de calidad en los E4, ya que está teniendo averías en el inventario de repuestos debido a la poca resistencia ò al diseño poco adecuado de los empaques que se refleja al momento de ser transportados.

Nosotros como expertos logísticos le recomendamos al señor PLUMA BLANCA lo siguiente:

1.      Implementación de un sistema de inventarios ABC, el cual le garantice a él y al Dpto. de Ventas información real y fidedigna de sus inventarios y de la rotación de los mismos

2.   Ya que se reúnen semanalmente para realizar seguimiento a las metas trazadas, deben implementar el seguimiento y gestión del producto terminado que tienen a la fecha, con el fin de garantizar la correcta rotación del mismo.

3.      Implementar en proceso de evaluación de proveedores, con el fin de identificar y corregir la calidad de los materiales que emplea para diseñar sus E4, ya que los actuales le están causando averías en producto.

4.    Realizar una evaluación a su actual proveedor de transporte, en el cual deberá evaluar los procesos y la forma de manipulación de la mercancía, con el fin de identificar mejor si el problema está en la calidad de sus E4 utilizados, ò en las malas prácticas manipulación de mercancía que pueda tener su proveedor de transporte.