LO QUE EL VIENTO SE LLEVO
CASO: LO QUE EL VIENTO SE
LLEVO…. ESTARE A LA VANGUARDIA?
Autores: LUZ AMPARO VELASQUEZ MANTILLA
DIEGO DUARTE
LEONARDO ARDILA
El siguiente caso se
desarrolla al interior de una organización autopartista, en la que uno de los
directivos, durante una reunión de directores de área, reclama a los mismos por
los resultados de los últimos meses.
Que pasa Con ustedes!...
donde está su gestión??? que pasa con el
grupo de apoyo y con el área de mercadeo y ventas que no se han dado cuenta que
estamos perdiendo mercado, que los inventarios de baja rotación están creciendo
y que los clientes están solicitando nuevas referencias y no estamos
cumpliendo con las expectativas de
nuestros distribuidores en el parque auto-motor. Que sucede con el proceso de
embalaje y almacenamiento señores de calidad ???, cuantas reclamaciones mas
vamos a recibir por la deficiente presentación de las cajas ??
Estos son los
cuestionamientos de PLUMA BLANCA Presidente de una empresa METALMECANICA quien
se encuentra al frente de una JUNTA DIRECTIVA donde se están presentando los
estados financieros, los indicadores de
gestión y los proyectos de plan estratégico de la compañía. PLUMA BLANCA creó la empresa hace 50 años
convirtiéndose en la actualidad en una organización líder del mercado automotor
y que con preocupación ve como los resultados negativos arrastran a la compañía
a una pérdida de participación y competitividad en el mercado.
Ante dichos
cuestionamientos, el OMNIPOTENTE (subgerente) contesta: Dr. PLUMA BLANCA se han establecido planes de
mejoramiento, en los cuales se han establecido actividades, fechas y
responsables en las áreas de PRODUCCION, MANTENIMIENTO, VENTAS, GRUPO DE APOYO,
COMPRAS así mismo estas actividades se
vienen desarrollando durante el año, según las prioridades.
P.BLANCA: Muy, muy bonito,
mucho papel, mucha documentación, mucha gente y poca efectividad en la Gestión. Muéstrenme resultados; que se vea plasmada toda esa “carreta” en
cifras tangibles de crecimiento y de
mejora de la compañía.
ONNIPOTENTE: Dr.
Hoy mismo procedo a realizar un cronograma de actividades de las
reuniones a seguir para hacer seguimiento a los planes de acción, que ya se
plantearon y en la próxima reunión de
junta directiva ya tendremos resultados.
Se termina la
reunión de junta y ONNIPOTENTE llama a Grupo de apoyo conformado por Jefe Financiero
(Dra. Siluetas), Jefe de Compras (Dr. Gordillo),
Jefe Recursos Humanos (Dra. ECO) y Jefe
de Ventas (Dr. Boyaco).
Una vez reunidos, se
inicia una reunión asi:
ONNIPOTENTE: No he visto resultados de la gestión de
ustedes grupo de apoyo en los avances y directrices de esta compañía. A ver Dr. Boyaco cuál ha sido su papel en el
análisis del decrecimiento de las ventas? y en la investigación de los nuevos
desarrollos?
Dr. BOYACO: Dr. yo
tuve reunión con el Jefe de Calidad (Dr. YA CASI) en la cual informe, la incursión de un nuevo
parque automotor al mercado nacional, en la que predomina la innovación y
sustitución de partes metálicas por plásticas, a lo cual han denominado “línea
ecológica”. Asi mismo le informe al Dr. YA CASI, que los productos que
actualmente fabricamos, solo tendrán vigencia mientras los carros no sean chatarrizados,
una vez ocurra esto, los inventarios existentes del producto para estos vehículos serán obsoletos.
ONNIPOTENTE: Como así
!!! me está queriendo decir que tenemos en stock, inventarios que no se pueden
ni siquiera realizar, y quien va a responder por ese dinero perdido, es que
acaso ustedes creen que esto es lugar de beneficencia, no crean que la compañía va perder ese dinero, así que miren como van a hacer el grupo de
producción y ventas para optimizar y
recuperar el dinero invertido en la materia prima del producto almacenado.
Dra. ECO: Si si si Dr. OMNIPOTENTE, usted tiene toda la razón,
producción y ventas debe responder por los recursos y bienes invertidos.
Dra. SILUETA,
interviene comentando: Dr. Omnipotente, todos los meses se ha pasado a la Subgerencia
y a la Gerencia, el inventario de baja rotación, así mismo a mercadeo se le ha venido
informando los días de baja rotación de los productos en mención, para que
procedan a realizarlos o buscar una posible opción a estos inventarios, que con
el tiempo se ha ido deteriorando y muy pronto no servirán de nada.
Ante la dicha
afirmación, Dr. ONNIPOTENTE responde: Es que acaso, solo con informar queda
salvada su responsabilidad?, no señora
usted, al igual que el grupo de apoyo tiene responsabilidad en la
gestión y apoyo a las áreas, donde ha estado su apoyo?
Dr. YA CASI
(Calidad) realiza su intervención y declara: Dr. Omnipotente, nosotros hemos
estado revisando las muestras entregadas por Mercadeo, para realizar los nuevos
desarrollos y estamos en espera que nos lleguen las piezas. Incluso ya se diseñó
y fabrico todo el utillaje para la fabricación de las nuevas partes de la línea
ecológica. Adicionalmente, las áreas de Compras y mantenimiento ya tienen en
sus manos los planos y necesidades requeridas para realizar estos nuevos
desarrollos, también esta ajustado a un cronograma de actividades para la
ejecución de este proyecto, incluyendo hasta la prueba de campo y ensayo del
nuevo producto, en los automotores de modelo reciente que recién están
incursionando en el país. Este cronograma está en fase inicial y tiene una duración
de 1 mes.
Adicionalmente, esta
semana ya se han realizado tres (3) reuniones, para evaluar el AVANCE DEL PLAN
ESTRATEGICO y todos los días nos hemos realizado
reuniones con producción, para evaluar el avance y cumplimiento de producción así
como las actividades propuestas para la incursión de los productos nuevos.
Se realizaron visitas
técnicas a los grandes distribuidores y
se dio a conocer los nuevos productos a desarrollar, resaltando las ventajas de
estos nuevos productos en cuando a diseño, calidad y costos, esto con el fin de
iniciar una publicidad en todos los niveles, que permita la percepción del
producto en el último canal.
Culminada la
intervención del DR. YA CASI, el DR.GORDILLO
(COMPRAS) exclama: Dr. Omnipotente ya realizamos los contactos con varios
proveedores para el suministro de los materiales necesarios para nuestros
nuevos productos ecológicos, estos han quedado de enviar las muestras para las
pruebas y desarrollo de nuevos materias para nuestro requerimiento. Ellos ( los
proveedores ) han solicitado mayor información con relación a cuál es la proyección
en ventas de estos nuevos diseños, esto con el fin de poder cuantificar y/o
proyectar las cantidades mensuales a suministrar. Ante lo cual hicimos caso
omiso, dado la ausencia de acuerdos de confidencialidad que restrinja la
propagación de información de la nueva línea a otras marcas o fabricas
nacionales.
DR. ONNIPOTENTE
responde: está muy bien, ellos no necesitan saber nada adicional a desarrollarnos
el producto que necesitamos y las cantidades que requerimos.
Se termina la
reunión y cada jefe de área procede a retroalimentar lo sucedido en la reunión
de gerencia con los grupos respectivos.
PRODUCCION
DR. YA CASI
(calidad) Ordena reunir al grupo de producción, conformado por: mantenimiento,
supervisores, inventarios, calidad, una vez reunidos estos, procede a
transmitir la misma información que se dio en la reunión con el SUBGERENTE.
Durante la
retroalimentación se generan intervenciones, iniciando por LORITO: Jefe de
planeación, agregando lo siguiente: pero
Dr. Ya casi, acaso la responsabilidad de que los productos no se vendan es
responsabilidad nuestra? fue mercadeo
quien SOBRE-ESTIMO el posible parque automotor y olvido que los vehículos tienen una vida útil y que al
momento de esta acabar, por disposiciones nacionales, estos van siendo chatarrizados.
Seguidamente agrega: No estamos de acuerdo en pagar ningún dinero por los
productos obsoletos en bodega. Porque no
se hizo la gestión correspondiente por parte de mercadeo, como es el caso de
una promoción especial, o algo asi?
Porque dejarlos dormir en la bodega?
Acaso, no se informó todos los meses de esos productos de baja rotación?. La decisión está en la alta dirección.
Además, solo no la
pasamos de reunión en reunión presentando informes de gestión, plan estratégico
producción, a qué horas se hace gestión?,
si todo el tiempo estamos reunidos. Hasta nos llevamos trabajo para la casa, para poder cumplir.
Tenemos tantas
certificaciones que solo trabajamos para mantenerla y dejamos de lado el
análisis y la investigación, solo se estiman datos teóricos.
DR. YA CASI: Bueno
deje la quejadera y procedan a revisar los productos obsoletos y a revisar los
cronogramas de actividades planteadas en el plan estratégico y en las reuniones
de producción por el DR. ONNIPOTENTE va a empezar a pedir datos de los avances
y comienza con producción.
VENTAS
Manito OVEJO
(Asistente de ventas) al Dr. Omnipotente,
le fue mal en la reunión de junta directiva y están pidiendo resultados porque
las ventas se han bajado, el inventario
de baja rotación aumentado y no se
tienen los nuevos productos ecológicos que tiene el mercado.
OVEJO responde: Pero
Boyaco, de esto ya se le había comentado a la dirección, ellos ya estaban al
tanto de toda la problemática y aun asi Dr. Omnipotente no ha dado directrices,
recuerde que nosotros no podemos hacer nada sin la autorización de ellos.
BOYACO: Yo se, pero allá
en la reunión nos echaron la culpa a producción y ventas y que nosotros
debíamos pagar por los productos que ya están obsoletos porque, fue nuestra
culpa que ellos no se promocionaran.
OVEJO: Claro que se
promocionaron, pero recuerde que nosotros no somos los únicos en el mercado, la
competencia también es fuerte y estamos compitiendo con productos importados, americanos
que nos superan en credibilidad y calidad.
BOYACO: Vamos a
tener más reuniones de seguimiento a los planes de acción del PLAN ESTRATEGICO
de este año y al cumplimiento de los mismos.
GRUPO DE APOYO
COMPRAS, FINANCIERO, RECURSO HUMANO: Como grupo de apoyo, nosotras hemos estado
detrás de producción y calidad ,haciendo seguimiento a los planes de mejora,
auditando el cumplimiento de los cronogramas de actividades y le hemos pasado a
la subgerencia los informes correspondientes.
Tanto así que la
SUBGERENCIA (Dr. Omnipotente) ha dicho que lo que tenemos en producción, ventas
y calidad son una mano de “incompetentes” que no sirven y que va a echarlos a
todos porque ninguno da resultados.
ECO: si es cierto.
Ante el caso en
mención, y de acuerdo a las directrices enmarcardas en el modelo de Supply
Chain, sometemos a consideración individual las siguientes inquietudes y
soluciones a la problemática antes mencionada.
COMENTARIOS: LUZ
AMPARO VELASQUEZ MANTILLA
Ø EMPRESA
EN VÍA DE EXTINCIÓN?
Por el contrario, es
una empresa con un mercado potencial sin explorar, y en el cual tiene grandes
oportunidades de incursión y posicionamiento
Ø COMO
APLICARÍA USTED EL SUPPLY CHAIN MANANGET EN ESTA EMPRESA?
Analizando el caso
presentando, se pueden plantear las siguientes estrategias:
1. Realizar
una estructuración organizacional que lleve a la conformación de las siguientes
áreas:
Gestión Investigación, Innovación y Desarrollo: la cual tendría como único objetivo el
análisis del entorno actual, la búsqueda de nuevos oportunidades de negocios y
determinar la participación de la compañía en el mercado nacional
Gestión de Proveedores: Involucramiento de los
proveedores con la organización para el desarrollo de los materiales requeridos
en las nuevas líneas de producción que permita la incursión de nuevos productos
en el menor tiempo posible. Así mismo siendo corresponsable en la introducción
del producto en el mercadeo.
Gestión de Producción y Almacenamiento: Desarrollar nuevos procesos de embalaje del
producto y que involucre almacenamientos adecuados, permitiendo la preservación
del producto.
Gestión Clientes y Ventas: Se busca determinar las necesidades y
expectativas de los clientes, basados en técnicas de indagación como encuestas
de satisfacción. Respecto a Ventas, se requiere la implementación de un sistema
de información que permita conocer las estadísticas de comportamiento del
mercado con base en las ventas de un determinado periodo.
COMENTARIOS: LEONARDO
ARDILA
Como podemos ver el doctor PLUMA BLANCA
afronta un grave problema de inventarios en producto terminado, ya que la nueva
producción que entrara en proceso descontinuara automáticamente el inventario
de producto terminado que poseen a la fecha; además a esto vemos que afronta un
problema de calidad en los E4, ya que está teniendo averías en el inventario de
repuestos debido a la poca resistencia ò al diseño poco adecuado de los
empaques que se refleja al momento de ser transportados.
Nosotros como
expertos logísticos le recomendamos al señor PLUMA BLANCA lo siguiente:
1.
Implementación
de un sistema de inventarios ABC, el cual le garantice a él y al Dpto. de Ventas
información real y fidedigna de sus inventarios y de la rotación de los mismos
2. Ya que se
reúnen semanalmente para realizar seguimiento a las metas trazadas, deben
implementar el seguimiento y gestión del producto terminado que tienen a la
fecha, con el fin de garantizar la correcta rotación del mismo.
3.
Implementar
en proceso de evaluación de proveedores, con el fin de identificar y corregir
la calidad de los materiales que emplea para diseñar sus E4, ya que los
actuales le están causando averías en producto.
4. Realizar
una evaluación a su actual proveedor de transporte, en el cual deberá evaluar
los procesos y la forma de manipulación de la mercancía, con el fin de
identificar mejor si el problema está en la calidad de sus E4 utilizados, ò en
las malas prácticas manipulación de mercancía que pueda tener su proveedor de
transporte.
